Por que planejar com antecedência?

Até mesmo durante momentos de crise, como está ocorrendo em função das medidas de contenção do novo Coronavírus, é possível se preparar desde já para viagens a trabalho. Fazer planos com antecedência ajuda a empresa a avaliar os preços de forma mais cautelosa e, por consequência, ter menos despesas. 

Cada viagem possui uma finalidade diferente e, sob essa ótica, os valores a serem investidos também são diferentes. Com o planejamento antecipado e o roteiro bem organizado, é possível encontrar preços menores na hospedagem e para o meio pelo qual o funcionário irá se locomover, por exemplo. Assim, há uma chance maior de ter o resultado esperado da viagem em questão.

Vantagens do planejamento antecipado

1. Redução de custos

Muitos dos serviços possuem preços inflacionados ao serem procurados de última hora, o que pode representar um problema para as finanças da empresa. Isso ocorre principalmente com as passagens. Quanto maior a antecedência da compra, menor será o valor pago. Entretanto, outros serviços também podem ter valores mais convidativos com bastante antecedência. 

2. Autonomia de datas

Mais uma das vantagens relacionadas a planejar viagens corporativas com antecedência é poder escolher com autonomia a data da viagem. Ao comprar as passagens antecipadamente, será muito mais fácil escolher os dias e horários mais adequados para os colaboradores.

Algumas empresas oferecem alguns descontos para viagens que ocorrem durante o período da noite, por exemplo. Sendo assim, vale a pena dar uma olhada nos preços dos trechos noturnos e escolher a melhor opção para o colaborador e para a empresa.

3. Organização e tranquilidade

Comprar as passagens para viagens corporativas com antecedência não significa benefícios apenas para a empresa, mas também para os colaboradores. Para o viajante, torna-se muito mais cômodo ter a certeza sobre o local para onde está indo, como será o deslocamento e quais serviços serão oferecidos com antecedência. Assim, ele pode se organizar da forma mais conveniente para ele.

4. Realização de parcerias

Diante dos resultados positivos das viagens corporativas pelas mais diversas partes do mundo, as empresas do setor de transporte acabam pensando em inúmeras maneiras de estimular a compra de passagens com essa finalidade. Assim, a empresa garante descontos na aquisição das passagens, gerando economia e podendo remanejar os recursos para outros itens das viagens.

5. Programas personalizados

Em viagens corporativas, também é possível aproveitar os programas de milhas aéreas. Desse modo, além da redução de custos, algumas companhias aéreas até oferecem premiações para quem resolve participar desse programa, então, fique atento!

6. Cumprimento das políticas de viagens

Chegando ao último ponto desta lista, uma das mais importantes vantagens do planejamento das viagens corporativas com antecedência é a implementação das políticas de viagens. Esse protocolo é extremamente importante para o planejamento dos detalhes que abrangem o deslocamento. É necessário que essas normas façam parte da organização de todo o processo no momento em que houver a contratação de determinado tipo de serviço.

Se você já estava com viagens programadas para este primeiro semestre, a Labadee Tour reforça que é muito melhor adiar do que cancelar, considerando os problemas gerados pela pandemia da Covid-19. Aproveite o período para planejar todos os detalhes com seu agente de viagens. Entre em contato conosco e tenha ainda mais sucesso em suas próximas viagens corporativas.

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A abreviação vem de Return on Investment, que significa retorno sobre investimento. Trata-se de um importante indicador que companhias utilizam para mensurar a efetividade das várias formas de investimentos feitos em seus negócios. 

Como é feito o cálculo do ROI para viagens corporativas?

Ao compreender como o ROI afeta suas viagens corporativas, é possível repensar estratégias com o intuito de otimizar suas despesas e evitar perdas. Para tanto, é necessário conhecer a fórmula, que é bem simples. Ela consiste na redução do custo da receita, seguida da divisão do resultado pelo custo e depois deve-se multiplicar o valor por 100. O número que surgir da equação é o retorno sobre o capital investido. Por ser em porcentagem, ele torna a comparação com produtos e projetos de várias áreas mais fácil. 

O que fazer para identificar os benefícios gerados pelo investimento?

Depois de ter o resultado do ROI, é importante saber como identificar os benefícios desse investimento. Para isso ocorrer, você precisa analisar os dados qualitativamente, não apenas os números. Por exemplo: viagens focadas na prospecção de clientes estão ligadas às eventuais aquisições feitas por eles, mas não são as únicas coisas que devem ser levadas em conta. 

Caso o ROI não seja o valor desejado, é essencial lembrar que viagens corporativas fazem parte de um plano maior. Por isso, os gastos devem ser avaliados no contexto das estratégias, não isoladamente. 

O que fazer para maximizar o ROI?

Ao planejar o ROI de viagens corporativas, é necessário levar em consideração o custo e a receita para explorar o potencial de forma eficaz. Com um custo menor e uma receita maior, o resultado mensurado será melhor. Pensando nisso, dá para maximizar o retorno sobre o capital investido recorrendo a parcerias com quem domina a área, para sua gestão ser mais estratégica.   

A maximização do ROI de viagens corporativas também pode ocorrer a partir da definição do objetivo principal de cada deslocamento. Isso vai ajudar a estabelecer os resultados que você terá para mensurar e avaliar após calcular o retorno sobre o investimento. 

Outra recomendação é ter a maior quantidade de informações possível para determinar os resultados de cada viagem feita pelos colaboradores da sua organização. Por isso, incentive que eles organizem tudo aquilo que conquistarem a partir de cada investimento. Quanto mais precisão, melhor.  

Também é fundamental ter em mente que sua empresa precisa identificar despesas consideradas desnecessárias para poder eliminá-las. Assim, a gestão financeira de suas viagens corporativas vai gerar um aproveitamento melhor.

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Viagens corporativas podem fazer parte da estratégia de educação continuada dos colaboradores. É o caso da realização de um curso ou da participação em um congresso na área de atuação do colaborador em outra cidade. Esse tipo de viagem ainda ajuda a fortalecer as marcas ao garantir a presença da empresa em feiras e eventos.

Apesar de todas essas vantagens, muitos gestores ainda ficam relutantes em adotar essa estratégia nas empresas por conta dos custos que envolvem as viagens corporativas. A boa notícia é que é possível reduzir bastante os gastos. Para descobrir como ter o melhor custo-benefício em viagens, aliando os interesses da empresa ao conforto e bem-estar dos colaboradores, é só continuar a leitura para conferir nossas dicas. 

Política de viagens estruturada

É importante que todos os envolvidos estejam cientes das regras a serem adotadas em todas as viagens da empresa. A política de viagens deve orientar quanto a diferentes critérios. Por exemplo: compra de passagens (tempo mínimo de antecedência, companhia aérea), hospedagem (tipo a ser contratado), deslocamento, valores máximos que podem ser investidos em cada uma das despesas, entre outros fatores que afetam as despesas.

A política de viagens deve ser a mais clara possível e com o máximo de detalhes. Ela será um instrumento auxiliar no planejamento das viagens. O planejamento também é fundamental para obter o melhor das viagens corporativas com o menor custo. 

Planejamento minucioso

Comprar as passagens e fazer as reservas de hospedagem com o máximo de antecedência pode ajudar bastante a otimizar os custos de uma viagem corporativa. O planejamento deve levar em conta diversos fatores. É o caso de elementos como o tipo e o objetivo da viagem, o nível hierárquico em que se encontram os colaboradores que irão viajar, o local, entre outros. 

Dependendo do caso, é possível optar pela realização da viagem na baixa temporada. Também dá para escolher a hospedagem mais perto dos locais que devem ser visitados. Assim, você reduz custos de deslocamento na cidade de destino. Essa verificação precisa ser feita na etapa do planejamento. 

Negociação com fornecedores e prestadores de serviços

Dependendo do tamanho da empresa, dos destinos e da frequência com que as viagens são realizadas, pode-se negociar ótimos descontos com os fornecedores. Verifique, por exemplo, se cooperativas de táxi ou aplicativos de carros de passeio oferecem descontos ou outros benefícios para empresas. Muitos fornecedores disponibilizam a modalidade corporativa de seus serviços, o que gera mais economia.

Relatórios de viagem detalhados

O relatório de viagem pode ser muito benéfico para planejar e avaliar futuras viagens. Ele serve para conferir se a política de viagens é eficiente e está sendo colocada em prática adequadamente, possibilitando eventuais ajustes. Além disso, também é importante para analisar se os recursos foram usados de maneira adequada. Outra vantagem é a possibilidade de verificar se o objetivo da viagem foi cumprido. 

Um relatório de viagens bem elaborado pode, ainda, ajudar a avaliar a necessidade da realização de futuras viagens. Portanto, trata-se de um instrumento de auxílio na tomada de decisão dos gestores da empresa, no que diz respeito às viagens corporativas. 

Controle orçamentário rigoroso

A empresa deve adotar um sistema para controlar rigorosamente os gastos. Os responsáveis pelo setor financeiro da empresa precisam orientar os colaboradores que viajam para que usem corretamente o sistema utilizado para o controle orçamentário, lançando todos os gastos. 

No caso de empresas que requerem documentos comprovando as despesas, como notas fiscais e recibos, é essencial que os profissionais guardem tudo para prestarem contas quando voltarem. 

Fluxo de aprovação

Para saber se a viagem está dentro do orçamento, os gestores podem conferir as reservas de aéreos, hotéis ou rodoviários. Eles também devem aprovar caso esteja correto ou rejeitar e pedir uma nova cotação, se os bilhetes estiverem acima do orçamento solicitado.

Assessoria de empresa que faça gestão viagens corporativas

A Labadee Tour conta com toda a expertise necessária para realizar viagens com o melhor custo-benefício para a sua empresa. Ao nos contratar, você reduz a possibilidade de erros. Nós oferecemos o que você precisa para sua viagem corporativa ser bem sucedida. Clique aqui para conhecer os nossos serviços!

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Afinal, como funciona o câmbio? O que é taxa de câmbio, regime cambial, cotação e variação? Vale a pena viajar com reais ou devo trocar antes? Confira essas e outras informações importantes neste post!

Câmbio e taxas de câmbio

O câmbio envolve compra, venda e troca de moedas em outros países. Enquanto a taxa de câmbio é o valor da moeda estrangeira em ralação à nacional. De forma sucinta, no câmbio o dinheiro é uma mercadoria com valores diferentes para quem vende e quem compra – taxa de câmbio.

O valor de compra da moeda estrangeira é determinado pela instituição que realiza a operação – autorizada pelo Banco Central. O valor é baseado na taxa de câmbio vigente e nas taxas cobradas, pela própria instituição, para comercializar a moeda em questão. O mesmo acontece se você quiser vender uma moeda estrangeira, o agente determinará o valor a ser pago.

Além da relação entre as moedas, a taxa de câmbio também informa sobre transações comerciais e relações de troca entre nações. Existem três tipos de regime cambial – forma como a taxa de câmbio é determinada.

Tipos de regime cambial

Câmbio fixo – quando o valor da moeda estrangeira é determinado pela autoridade nacional. Nesse caso, o Banco Central garante a conversão pelo preço definido. Para manter essa taxa, o governo compra e vende no mercado de câmbio a preço fixo. Esse regime é usado para estabilizar o valor de uma moeda, uma vez que elimina o risco cambial e evita a alta da inflação.

Câmbio flutuante – não há interferência do governo no mercado cambial e as taxas variam conforme oferta e demanda do mercado. Mesmo assim, o Banco Central costuma reagir para evitar variações bruscas – a chamada “flutuação suja”. Esse tipo de regime é vantajoso para países com economia estável.

Câmbio atrelado – também conhecido como “banda cambial”, é uma junção entre o câmbio fixo e flutuante. Há uma variação diária da taxa de câmbio conforme limites determinados pelo governo. Nesse regime, o Banco Central atua com a intenção de manter o preço da moeda de acordo com os limites mínimo e máximo.

Cálculo da taxa de câmbio

A moeda norte-americana é usada como padrão de referência para o cálculo da taxa de câmbio. Você provavelmente já ouviu os termos dólar comercial e dólar turismo, sendo o segundo o mais comum. O dólar turismo é aquele anunciado em jornais, sendo utilizado no planejamento de viagens.

Já o dólar comercial está ligado diretamente às ações de importação e exportação. Ele geralmente é mais barato do que o dólar turismo, uma vez que a movimentação financeira é muito maior para mercadorias. Por isso, a cotação comercial do dólar costuma ser mais em conta.

Muitos fatores influenciam na hora de determinar a taxa de câmbio, principalmente, questões políticas e econômicas. Para saber a taxa de câmbio do dia, basta pesquisar quantos reais você precisa para comprar um dólar. Mas é preciso estar atento: a taxa de câmbio pode variar em um intervalo curto de tempo. É necessário ficar de olho nas cotações e nas notícias gerais sobre política e economia.

Cotação e câmbio

Termos usuais no mercado financeiro, cotação e câmbio são comumente confundidos. Cotação é o preço de determinado ativo em um momento específico, sendo definida pela oferta e procura. Isto é, quando há muita procura o preço sobe, quando a oferta é maior o preço cai. Câmbio refere-se apenas às operações de compra, venda e troca de moedas entre diferentes países.

Variações de câmbio

Como já explicamos, o valor do câmbio não é permanente e variações são comuns. O ideal seria criar o hábito, assim como pesquisar passagens e hotéis, para verificar diariamente a taxa de câmbio durante os meses que antecedem uma viagem corporativa.

Ver os preços todos os dias e analisar as altas e quedas pode ajudar a escolher o momento certo de fazer o câmbio. O Banco Central tem um ranking com a média de valores praticados por bancos e casas de câmbio por uma moeda estrangeira. O Valor Efetivo Total (VET) engloba o valor da taxa de câmbio, as tarifas e o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF). Você pode usar a lista como referência de locais que costumam fazer o câmbio mais barato.

Uma dica: evite realizar o câmbio em locais turísticos, como shoppings e aeroportos, os valores geralmente são mais caros.

Moedas desvalorizadas no Brasil

Moedas como peso uruguaio, argentino, mexicano e chileno são fracas no Brasil. Além disso, moedas de países como Japão, Tailândia, África do Sul, Noruega, Dinamarca e Coreia do Sul são difíceis de encontrar. Comprar essas moedas em solo nacional pode representar um mau negócio, pois têm cotação desvantajosa.

O ideal é comprar a moeda em lugares em que seja mais valorizada. Por exemplo, comprar peso uruguaio no Chui (RS), ou peso argentino em Foz do Iguaçu (PR). Embora represente duas taxações, uma boa saída é comprar dólar norte-americano e trocar pela moeda local no país.

Onde o real não é valorizado

É simples, em destinos onde o real não é valorizado é melhor levar dólar ou outra moeda forte no local. Levar reais para os Estados Unidos, Europa, México e tantos outros destinos é sinônimo de perda. Você até conseguirá trocar a moeda, mas não numa boa cotação.

Apenas destinos como Buenos Aires (Argentina), Montevidéu, Colonia del Sacramento e Punta del Leste (Uruguai), Santiago e Valparíso (Chile) têm uma cotação vantajosa em reais.

Cartão de crédito

Usar cartão de crédito no exterior é muito simples, basta que o seu cartão seja internacional. Geralmente, as operadoras de cartões solicitam o desbloqueio da função internacional para viagens. Para isso, o viajante deve informar ao banco ou operadora o período de viagem e país de destino.

No entanto, o uso do cartão pode sair caro.  Além de ficar atento ao câmbio no período de fechamento da fatura, há a tributação de IOF sobre os pagamentos realizados com cartão. Atualmente, o IOF equivale a 6,38% sobre a compra.

Agora que você já sabe como funciona o câmbio, que tal obter uma consultoria completa sobre viagens corporativas? Os consultores da Labadee são especialistas em encontrar as melhores soluções para deslocamentos corporativos!

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