Ainda que a tecnologia atual nos proporcione grandes possibilidades de comunicação, as viagens continuam muito presentes como estratégia corporativa. Elas são fundamentais para, por exemplo, estreitar o relacionamento com clientes e fazer networking. Viagens corporativas são essenciais para muitas empresas, mas como otimizar os custos nesse tipo de situação?
Viagens corporativas podem fazer parte da estratégia de educação continuada dos colaboradores. É o caso da realização de um curso ou da participação em um congresso na área de atuação do colaborador em outra cidade. Esse tipo de viagem ainda ajuda a fortalecer as marcas ao garantir a presença da empresa em feiras e eventos.
Apesar de todas essas vantagens, muitos gestores ainda ficam relutantes em adotar essa estratégia nas empresas por conta dos custos que envolvem as viagens corporativas. A boa notícia é que é possível reduzir bastante os gastos. Para descobrir como ter o melhor custo-benefício em viagens, aliando os interesses da empresa ao conforto e bem-estar dos colaboradores, é só continuar a leitura para conferir nossas dicas.
Política de viagens estruturada
É importante que todos os envolvidos estejam cientes das regras a serem adotadas em todas as viagens da empresa. A política de viagens deve orientar quanto a diferentes critérios. Por exemplo: compra de passagens (tempo mínimo de antecedência, companhia aérea), hospedagem (tipo a ser contratado), deslocamento, valores máximos que podem ser investidos em cada uma das despesas, entre outros fatores que afetam as despesas.
A política de viagens deve ser a mais clara possível e com o máximo de detalhes. Ela será um instrumento auxiliar no planejamento das viagens. O planejamento também é fundamental para obter o melhor das viagens corporativas com o menor custo.
Planejamento minucioso
Comprar as passagens e fazer as reservas de hospedagem com o máximo de antecedência pode ajudar bastante a otimizar os custos de uma viagem corporativa. O planejamento deve levar em conta diversos fatores. É o caso de elementos como o tipo e o objetivo da viagem, o nível hierárquico em que se encontram os colaboradores que irão viajar, o local, entre outros.
Dependendo do caso, é possível optar pela realização da viagem na baixa temporada. Também dá para escolher a hospedagem mais perto dos locais que devem ser visitados. Assim, você reduz custos de deslocamento na cidade de destino. Essa verificação precisa ser feita na etapa do planejamento.
Negociação com fornecedores e prestadores de serviços
Dependendo do tamanho da empresa, dos destinos e da frequência com que as viagens são realizadas, pode-se negociar ótimos descontos com os fornecedores. Verifique, por exemplo, se cooperativas de táxi ou aplicativos de carros de passeio oferecem descontos ou outros benefícios para empresas. Muitos fornecedores disponibilizam a modalidade corporativa de seus serviços, o que gera mais economia.
Relatórios de viagem detalhados
O relatório de viagem pode ser muito benéfico para planejar e avaliar futuras viagens. Ele serve para conferir se a política de viagens é eficiente e está sendo colocada em prática adequadamente, possibilitando eventuais ajustes. Além disso, também é importante para analisar se os recursos foram usados de maneira adequada. Outra vantagem é a possibilidade de verificar se o objetivo da viagem foi cumprido.
Um relatório de viagens bem elaborado pode, ainda, ajudar a avaliar a necessidade da realização de futuras viagens. Portanto, trata-se de um instrumento de auxílio na tomada de decisão dos gestores da empresa, no que diz respeito às viagens corporativas.
Controle orçamentário rigoroso
A empresa deve adotar um sistema para controlar rigorosamente os gastos. Os responsáveis pelo setor financeiro da empresa precisam orientar os colaboradores que viajam para que usem corretamente o sistema utilizado para o controle orçamentário, lançando todos os gastos.
No caso de empresas que requerem documentos comprovando as despesas, como notas fiscais e recibos, é essencial que os profissionais guardem tudo para prestarem contas quando voltarem.
Fluxo de aprovação
Para saber se a viagem está dentro do orçamento, os gestores podem conferir as reservas de aéreos, hotéis ou rodoviários. Eles também devem aprovar caso esteja correto ou rejeitar e pedir uma nova cotação, se os bilhetes estiverem acima do orçamento solicitado.
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